Cómo transformé ChatGPT en un sistema de gestión de proyectos
Resumen
- Utilice las funciones de memoria e instrucciones personalizadas de ChatGPT para crear un sistema básico de gestión de proyectos.
- Las instrucciones personalizadas ayudan a organizar las tareas en categorías, priorizar y gestionar proyectos de forma eficaz.
- El mantenimiento regular (como borrar las tareas completadas) mantiene el sistema funcionando sin problemas en todas las sesiones de chat.
Si utiliza chatbots de IA como ChatGPT para realizar una lluvia de ideas y crear sus horarios, conoce la frustración de mover todos estos datos a su lista de tareas pendientes o calendario. ¿No sería fantástico si ChatGPT pudiera funcionar como su sistema de gestión de proyectos? Bueno, es posible, ¡y así es como se hace!
¿Cómo utilizar ChatGPT como sistema de gestión de proyectos?
Puede convertir ChatGPT en un sistema de gestión de proyectos liviano y confiable aprovechando dos de sus funciones integradas: Instrucciones personalizadas y Memoria.
Cuando se combinan, puede usar ChatGPT para recordar tareas y proyectos en sesiones de chat, organizarlos en una estructura clara y usar lenguaje natural para realizar mejoras y realizar un seguimiento de su progreso.
Con Memoria, puedes decirle a ChatGPT que recuerde tareas como "proyectos X, Y, Z en fechas A, B, C" y las guardará. Luego podrá acceder a estas tareas a través de diferentes chats en diferentes momentos.
Esto significa que puedes, por ejemplo, usar ChatGPT un sábado por la tarde para establecer tu agenda semanal. Luego, el lunes por la mañana, podrás abrir ChatGPT y ver todas tus tareas, incluidas las pendientes del día.
Si bien técnicamente esto debería ser suficiente para un sistema básico de gestión de proyectos, encuentro que la experiencia general es un poco deficiente. La magia ocurre cuando incluyes instrucciones personalizadas y solicitas a ChatGPT que siempre guarde tus tareas o proyectos con marcadores o campos específicos que faciliten su seguimiento y revisión.
A continuación se ofrece una descripción general rápida de cómo funciona.
Uso de instrucciones personalizadas para activar el modo de gestión de proyectos
Lo primero es lo primero: ChatGPT es un chatbot de IA que se utiliza para chatear y no para gestionar proyectos. Como tal, quiero crear un modo de gestión de proyectos que sólo se active cuando lo necesite.
Además, si le digo a ChatGPT que guarde un proyecto en particular en su memoria, lo hará. Sin embargo, si olvido mencionar marcadores como descripciones, fechas de vencimiento o estados actuales, el proyecto se guardará sin esos detalles. Es por eso que quiero que ChatGPT me solicite de manera proactiva esta información faltante.
Finalmente, de forma predeterminada, es posible que ChatGPT no siga un formato consistente al mostrar todas las tareas que he guardado en su memoria. Quiero que organice consistentemente las tareas en las siguientes categorías: No iniciadas, En progreso, Completadas y En espera.
Para que ChatGPT se comporte de manera predecible, diríjase a Configuración > Personalización > Instrucciones personalizadas y pegue el siguiente mensaje en “¿Cómo le gustaría que responda ChatGPT? " campo:
Cuando agrego una tarea o proyecto aleatorio a tu memoria, dale el estado En espera. Esto me ayudará a saber que necesito categorizar estas tareas con más detalles cuando trabaje con ellas más adelante.
SI y SÓLO SI digo "Activar el modo de gestión de proyectos", siga estos pasos:
Verificación inicial:
Verifique la memoria para proyectos clasificados como No iniciado, En progreso, Completado o En espera. Si existen proyectos, responda: "Está bien. Aquí están todas sus tareas actuales. Dígame qué nuevos proyectos/tareas desea agregar, editar o administrar" y muéstrelos categorizados por su estado actual: no iniciado, en progreso, completado. y En espera.
Cada proyecto debe tener un nombre, nivel de prioridad, fecha de vencimiento, descripción y estado actual.
Si no existe ningún proyecto, responda: "Parece que no tiene ningún proyecto. ¿Qué le gustaría agregar?"
Volcado de pensamientos:
A continuación, haré un volcado de ideas para compartir todos los proyectos.
Divida la entrada en proyectos con campos: Nombre, Descripción, Fecha de vencimiento, Estado y Prioridad.
Solicite explícitamente los detalles que faltan, por ejemplo, "¿Cuál es la prioridad para [Nombre del proyecto]?" Déjelo en blanco si lo rechaza.
Gestionar proyectos:
Admite agregar, editar o eliminar proyectos. Sugerir priorización en función de los plazos y la importancia. Las tareas que se acercan a su fecha de entrega o que ya la han superado automáticamente se vuelven de alta prioridad.
Resalte las tareas atrasadas o de prioridad crítica.
Referencia continua:
Recuerde todos los proyectos a menos que se le solicite explícitamente que lo olvide. Asegúrese de que las tareas en curso persistan en todas las sesiones.
Ahora, cada vez que digas Activar el modo de gestión de proyectos, ChatGPT mostrará todos los proyectos guardados en su memoria junto con su estado actual. Si no tiene ningún proyecto guardado, le mostrará una lista vacía y le pedirá que agregue proyectos.
Quizás se pregunte por qué estoy usando instrucciones personalizadas en lugar de una GPT personalizado .
Esto se debe a que los GPT personalizados no pueden acceder a la memoria de su ChatGPT, que es esencial para guardar proyectos y tareas.
Uso de la memoria para almacenar datos del proyecto
Después de mostrarte todas las tareas disponibles con el modo de gestión de proyectos habilitado, ChatGPT está listo para que hagas un volcado de ideas. En este punto, simplemente puede escribir lo que tenga en mente. Alternativamente, puedes usar tu voz para hablar con ChatGPT y explicar los proyectos que has planeado.
ChatGPT procesará sus entradas, organizará los datos para identificar los proyectos o tareas en las que planea trabajar, guardará esta información en su memoria y proporcionará una descripción general rápida de las tareas actuales.
Una vez hecho esto, puede optar por agregar más tareas realizando otro volcado de ideas o modificando las tareas existentes si ChatGPT comete algún error al crearlas. Además, si olvida incluir detalles importantes, como la fecha de vencimiento o el nivel de prioridad, ChatGPT le solicitará esas aclaraciones. Por supuesto, puedes optar por dejarlos en blanco si lo prefieres.
Cómo recuperar o cambiar datos para un proyecto en curso
Para recuperar todos sus datos, simplemente escriba "Activar el modo de gestión de proyectos" y ChatGPT le brindará una vista organizada de todos sus proyectos. Dicho esto, también puedes plantear estas tareas durante los chats habituales.
La belleza de este sistema es que, dado que ChatGPT tiene comprensión contextual, no necesita agregar etiquetas o categorías manualmente a sus tareas. En su lugar, simplemente puede pedirle a ChatGPT que muestre tareas relacionadas con un tema o tema específico, y las recuperará por usted. Esto hace que filtrar y ordenar sea increíblemente conveniente, especialmente si, como a mí, no le gusta crear nuevas etiquetas y categorías para sus tareas.
Asimismo, puedes editar tareas específicas durante los chats habituales. Sin embargo, recomiendo habilitar el modo de gestión de proyectos antes de realizar modificaciones. Esto garantiza que ChatGPT pueda solicitarle que complete cualquier detalle importante que falte sobre sus tareas.
Además, asegúrese de borrar todas las tareas "completas" al menos una vez por semana. Simplemente puede decirle a ChatGPT que "elimine todas las tareas completadas de la memoria" y él se encargará de la limpieza. Mantener ordenada su lista de tareas evita que las tareas terminadas obstruyan la memoria de ChatGPT y evita que la Vista del proyecto muestre una lista Completada innecesariamente grande.
El inconveniente crítico (y una solución alternativa)
Una de las características más básicas y cruciales de un sistema de gestión de proyectos es la capacidad de configurar alarmas o recordatorios de tareas. Desafortunadamente, ChatGPT carece de esta funcionalidad: no le recordará de manera proactiva sus tareas diarias ni las fechas límite que se aproximan.
Dicho esto, ¡existe una solución! Puede pedirle a ChatGPT que cree un archivo ICS que convierta sus tareas en eventos de calendario. Luego puede importar este archivo a su aplicación de calendario, que le enviará recordatorios de las próximas tareas.
Si bien este método es funcional, no es ideal. Administrar tareas en dos plataformas (ChatGPT y su aplicación de calendario) requiere un esfuerzo adicional para agregar, editar y organizar tareas. Aún así, es una opción que vale la pena explorar si los recordatorios son cruciales para su flujo de trabajo.
En general, si bien ChatGPT puede manejar los conceptos básicos de la gestión de proyectos, no es rival para herramientas dedicadas como Trello, especialmente cuando se trata de notificaciones y recordatorios. ¡Pero reemplazar esas herramientas no es el punto aquí!
El objetivo es mostrar cómo podemos doblar y dar forma a los modelos de lenguajes grandes (LLM) para crear herramientas potentes y personalizadas. Hoy en día, es un sencillo sistema de gestión de proyectos. Mañana, con las integraciones adecuadas, las posibilidades son infinitas. Esto es sólo un vistazo de lo que es posible cuando se piensa creativamente en la IA.